Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

BusPilot is een handelsnaam van RootCode, een eenmanszaak gevestigd te Woerden. RootCode staat samen met de handelsnaam BusPilot in het handelsregister; via het KvK-nummer hieronder vind je daar de volledige bedrijfsgegevens.

• KvK-nummer: 74047302
• Btw-identificatienummer: NL002214946B29
• E-mail: info@buspilot.nl

Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten uitoefenen, mail dan naar info@buspilot.nl met "privacy" in het onderwerp. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van deze omvang niet verplicht.

Onze twee rollen

Dit is het belangrijkste stuk van deze verklaring, want BusPilot heeft twee petten op en de regels verschillen per pet.

Verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen dienst

Voor de gegevens rond jouw account en abonnement (je naam, je e-mailadres, je bedrijfsgegevens, je facturen, je supportvragen) bepalen wij zelf waarom en hoe we die verwerken. Daar zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wat we in die rol doen, staat onder "Gegevens die wij zelf verwerken".

Verwerker voor alles wat jij invoert

Voor de gegevens die jij in de applicatie zet (je chauffeurs, je klanten, je ritten, je inspecties, je documenten) bepaal jij het doel en de middelen. Jij bent daar verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht en volgens jouw instructies.

Concreet betekent dat: wij kijken niet in jouw data, we gebruiken die niet om iets te verkopen of te analyseren, en we geven die niet aan derden behalve aan de dienstverleners onder "Wie we inschakelen" die nodig zijn om de dienst te laten werken.

Voor die rol bestaat een aparte overeenkomst die de AVG verplicht stelt. Die hoef je niet aan te vragen: onze verwerkersovereenkomst staat online en geldt automatisch zodra je een account aanmaakt. Daarin staan ook de beveiligingsmaatregelen, de subverwerkerslijst en de afspraken over datalekken en audits.

Gegevens die wij zelf verwerken

In onze rol als verwerkingsverantwoordelijke verwerken we het volgende.

We gebruiken je e-mailadres alleen voor berichten over de dienst zelf: je account, je abonnement, storingen en belangrijke wijzigingen. Sturen we ooit een nieuwsbrief, dan gebeurt dat pas nadat je je daar zelf voor hebt aangemeld en met een afmeldlink in elke mail.

Gegevens die jij invoert

Hieronder staat wat er doorgaans in een BusPilot-omgeving terechtkomt. Wij zijn hiervoor verwerker; jij bepaalt wat je invoert en hoe lang het blijft staan.

• Collega's en chauffeurs: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, rijbewijsnummer en -categorieën (D1, D, DE), de vervaldatum van het rijbewijs, de vervaldatum van Code 95 en de vervaldatum van de medische keuring.
• Klanten van jouw bedrijf: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, KvK- en btw-nummer, en de notities die je zelf toevoegt.
• Operationele gegevens: ritten met de toegewezen chauffeur en tijden, onderhoud, inspecties met foto's, tankbeurten en kilometerstanden.
• Documenten die je uploadt: bijvoorbeeld kentekenbewijzen, verzekeringspolissen, APK-rapporten en foto's van voertuigen.
• Een activiteitenlog: welke gebruiker wanneer welke wijziging heeft gemaakt. Dat helpt je aan te tonen dat je in control bent.

Twee dingen om op te letten

De medische keuring. BusPilot legt alleen de vervaldatum van de keuring vast, niet de uitslag of enig medisch gegeven. Daarmee blijft dit veld buiten de bijzondere categorie "gegevens over gezondheid" uit artikel 9 AVG. Vul er dus geen medische bijzonderheden in, ook niet in het notitieveld.

Uploads. Upload geen kopieën van identiteitsbewijzen of andere documenten met een burgerservicenummer, tenzij je daar echt een wettelijke grond voor hebt. Je mag het BSN alleen gebruiken als de wet dat voorschrijft, en die grond bestaat hier meestal niet. Voor het bewaken van vervaldatums heeft BusPilot alleen de datum nodig, niet het document.

Cookies en meten

Op deze website (buspilot.nl) plaatsen we geen cookies. Geen analytics, geen advertentiepixels, geen A/B-testtools, geen chatwidget. Er is dus ook geen cookiebanner nodig, en dat is een bewuste keuze.

In de applicatie op app.buspilot.nl gebruiken we uitsluitend functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden en een beveiligingstoken tegen cross-site request forgery. Zonder die twee kun je niet inloggen. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist, dus ook daar zie je geen banner.

Wie we inschakelen

We besteden een aantal onderdelen uit aan gespecialiseerde partijen. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Ze mogen de gegevens alleen gebruiken voor de dienst die ze aan ons leveren.

De actuele lijst staat in bijlage C van de verwerkersovereenkomst. Daar staat ook hoe we je informeren als er een subverwerker bijkomt en hoe je daar bezwaar tegen kunt maken.

Gegevensbronnen

BusPilot haalt voertuiggegevens op bij de RDW via de open dataset van de Nederlandse overheid. Daarbij sturen we alleen een kenteken; er gaan geen gegevens over jou of je chauffeurs naartoe.

Verder delen we alleen als het moet

We verstrekken persoonsgegevens aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op vordering van politie of justitie. We verkopen nooit gegevens en we verhuren geen bestanden.

Doorgifte buiten de EER

De opslag en verwerking van jouw gegevens vindt plaats binnen de Europese Unie. Twee dienstverleners hierboven zijn Amerikaanse ondernemingen, waarbij toegang vanuit de Verenigde Staten niet volledig is uit te sluiten: Cloudflare en Google. Beide zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, en met beide zijn aanvullend de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie overeengekomen.

Hoe lang we bewaren

Hoe we het beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals artikel 32 AVG voorschrijft. De belangrijkste:

• Al het verkeer loopt over een versleutelde verbinding (TLS/HTTPS).
• Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op met bcrypt; wij kunnen ze niet uitlezen.
• Elk bedrijf heeft een strikt gescheiden omgeving. Elke rij in de database hangt aan één bedrijf en de applicatie dwingt die scheiding af op elke opvraging.
• Toegang binnen jouw omgeving werkt met rollen en rechten, zodat een chauffeur niet bij je financiële gegevens kan.
• Een activiteitenlog legt vast wie wat wanneer heeft gewijzigd.
• Dagelijkse back-ups, versleuteld opgeslagen binnen de EU.
• Toegang tot productiesystemen is beperkt tot de personen die dat voor hun werk nodig hebben, met tweefactorauthenticatie.

Geen enkel systeem is honderd procent veilig. Ontdek je een kwetsbaarheid, meld die dan bij info@buspilot.nl. We reageren binnen vijf werkdagen en stellen je op prijs dat je ons de tijd geeft het op te lossen voordat je erover publiceert.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilleggen.
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Een deel hiervan regel je zelf, zonder ons erbij: in BusPilot kun je op elk moment al je gegevens exporteren als JSON en je bedrijf volledig verwijderen. Voor de rest mail je info@buspilot.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je te identificeren.

Ben je chauffeur of klant van een bedrijf dat BusPilot gebruikt? Dan zijn wij voor jouw gegevens verwerker en niet verantwoordelijk. Richt je verzoek aan het bedrijf dat je gegevens heeft ingevoerd; dat is jouw werkgever of opdrachtgever. Wij helpen dat bedrijf om je verzoek uit te voeren. Weet je niet bij wie je moet zijn, mail ons dan; we verwijzen je door.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. De kans is groot dat we het gewoon oplossen. Kom je er met ons niet uit, dan staat de weg naar de Autoriteit Persoonsgegevens altijd open; die toezichthouder neemt klachten over ons in behandeling.

Datalekken

Gaat er onverhoopt iets mis met persoonsgegevens, dan onderzoeken we dat direct. Raakt het jouw omgeving, dan informeren we je zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur nadat we het lek hebben ontdekt, met wat we weten over de aard van het lek, de betrokken gegevens en wat we eraan doen. Als verwerkingsverantwoordelijke ben jij degene die beoordeelt of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens; wij leveren je alle informatie die je daarvoor nodig hebt.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de dienst of de regelgeving daarom vraagt. Bovenaan staat het versienummer en de datum. Bij een wezenlijke wijziging, bijvoorbeeld een nieuwe subverwerker of een nieuw doel, laten we het je per e-mail weten voordat de wijziging ingaat.